Jak wybrać salę na konferencję?

Organizacja szkolenia, zebrania biznesowego czy konferencji jest bardzo odpowiedzialnym zadaniem i wymaga wysokich zdolności organizacyjnych. Jednym z czynników decydującym o powodzeniu danego spotkania jest wybór odpowiedniej sali konferencyjnej, który powinien uwzględniać wiele różnych czynników. Poniżej przedstawiamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej.

Wyposażenie

Sala konferencyjna powinna dysponować odpowiednim zapleczem technicznym, które w znacznej mierzy może przyczynić się do zakończonego powodzeniem spotkania czy efektywnie przeprowadzonego szkolenia. Niezbędne wyposażenie stanowi przede wszystkim dostęp do szybkiego łącza Internetowego, projektory multimedialne, odtwarzacze dvd, wskaźniki laserowe czy ekrany LCD. Dodatkowym atutem na pewno będzie możliwość używania mikrofonów bezprzewodowych.

Ponadto, warto zwrócić uwagę, aby sala była odpowiednio nagłośniona i miała dobrą akustykę, a także klimatyzację, co znacznie podniesie komfort pracy uczestników spotkania. Powinna być również dobrze oświetlona oraz estetycznie urządzona, co z pewnością uprzyjemni pracę i wpłynie na jej wydajność – dodaje nasza rozmówczyni reprezentująca Salę Weselną Inspiro oferującą między innymi organizację imprez firmowych.

Wielkość

Zanim wybierzemy odpowiednią salę konferencyjną, musimy ustalić, jaki charakter będzie miało spotkanie oraz ile osób będzie w nim uczestniczyć. Jeśli wybierzemy zbyt małą salę, sprawimy, że goście będą tłoczyć się w dusznym pomieszczeniu, co z pewnością nie wpłynie dobrze na przebieg konferencji. Za duża natomiast stwarza ryzyko, iż uczestnicy nie będą wyraźnie słyszeć wykładu, niemożliwa stanie się również dyskusja między nimi. Na komunikację uczestników szkolenia w znacznej mierze wpływa również układ stołów. Najbardziej optymalny i uniwersalny zazwyczaj jest układ w podkowę, który umożliwia swobodne interakcje i sprawdza się zarówno w przypadku małej, jak i dużej ilości osób, wszystko jednak zależy od rodzaju danego spotkania. W wielu sytuacjach niezbędny jest układ teatralny wykorzystujący same krzesła, ze względu na zapewnienie dużej przestrzeni do wykorzystania, nie sprzyja on jednak rozmowom i integracji. Alternatywą może być układ szkolny pozwalający na wygodne tworzenie notatek czy korzystanie z komputerów. Układ krzeseł wokół dużego stołu konferencyjnego to znaczne ograniczenie miejsca, ale jednocześnie dobre rozwiązanie dla prezentacji i wystąpień oraz dyskusji i narad.

Catering i atrakcje

Podczas spotkań biznesowych niezbędny jest dostęp do ciepłych oraz zimnych napojów – kawy, herbaty, wody czy soków. Drobne przekąski takie jak ciasteczka lub owoce zdecydowanie uprzyjemnią konferencję czy szkolenie. Jeżeli planujemy długie, całodniowe lub kilkudniowe spotkanie, niezbędne jest uwzględnienie cateringu zawierającego ciepłe posiłki. Organizacja tego typu wydarzeń często wiąże się także z elementem integracyjnym, dlatego istotne jest zadbanie nie tylko o odpowiednie wyżywienie, ale także o dodatkowe atrakcje.