Dobry Styl > sala konferencyjna

Jak wybrać salę na konferencję?

Data: 04.06.2018 Kategoria: Porady

Organizacja szkolenia, zebrania biznesowego czy konferencji jest bardzo odpowiedzialnym zadaniem i wymaga wysokich zdolności organizacyjnych. Jednym z czynników decydującym o powodzeniu danego spotkania jest wybór odpowiedniej sali konferencyjnej, który powinien uwzględniać wiele różnych czynników. Poniżej przedstawiamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej.

Wyposażenie

Sala konferencyjna powinna dysponować odpowiednim zapleczem technicznym, które w znacznej mierzy może przyczynić się do zakończonego powodzeniem spotkania czy efektywnie przeprowadzonego szkolenia. Niezbędne wyposażenie stanowi przede wszystkim dostęp do szybkiego łącza Internetowego, projektory multimedialne, odtwarzacze dvd, wskaźniki laserowe czy ekrany LCD. Dodatkowym atutem na pewno będzie możliwość używania mikrofonów bezprzewodowych.

Ponadto, warto zwrócić uwagę, aby sala była odpowiednio nagłośniona i miała dobrą akustykę, a także klimatyzację, co znacznie podniesie komfort pracy uczestników spotkania. Powinna być również dobrze oświetlona oraz estetycznie urządzona, co z pewnością uprzyjemni pracę i wpłynie na jej wydajność – dodaje nasza rozmówczyni reprezentująca Salę Weselną Inspiro oferującą między innymi organizację imprez firmowych.

Wielkość

Zanim wybierzemy odpowiednią salę konferencyjną, musimy ustalić, jaki charakter będzie miało spotkanie oraz ile osób będzie w nim uczestniczyć. Jeśli wybierzemy zbyt małą salę, sprawimy, że goście będą tłoczyć się w dusznym pomieszczeniu, co z pewnością nie wpłynie dobrze na przebieg konferencji. Za duża natomiast stwarza ryzyko, iż uczestnicy nie będą wyraźnie słyszeć wykładu, niemożliwa stanie się również dyskusja między nimi. Na komunikację uczestników szkolenia w znacznej mierze wpływa również układ stołów.

Najbardziej optymalny i uniwersalny zazwyczaj jest układ w podkowę, który umożliwia swobodne interakcje i sprawdza się zarówno w przypadku małej, jak i dużej ilości osób, wszystko jednak zależy od rodzaju danego spotkania. W wielu sytuacjach niezbędny jest układ teatralny wykorzystujący same krzesła, ze względu na zapewnienie dużej przestrzeni do wykorzystania, nie sprzyja on jednak rozmowom i integracji. Alternatywą może być układ szkolny pozwalający na wygodne tworzenie notatek czy korzystanie z komputerów. Układ krzeseł wokół dużego stołu konferencyjnego to znaczne ograniczenie miejsca, ale jednocześnie dobre rozwiązanie dla prezentacji i wystąpień oraz dyskusji i narad.

Catering i atrakcje

Podczas spotkań biznesowych niezbędny jest dostęp do ciepłych oraz zimnych napojów – kawy, herbaty, wody czy soków. Drobne przekąski takie jak ciasteczka lub owoce zdecydowanie uprzyjemnią konferencję czy szkolenie. Jeżeli planujemy długie, całodniowe lub kilkudniowe spotkanie, niezbędne jest uwzględnienie cateringu zawierającego ciepłe posiłki. Organizacja tego typu wydarzeń często wiąże się także z elementem integracyjnym, dlatego istotne jest zadbanie nie tylko o odpowiednie wyżywienie, ale także o dodatkowe atrakcje.

 

W jaki sposób urządzić funkcjonalną salę konferencyjną?

Data: 23.05.2018 Kategoria: Wystrój wnętrz

Sala konferencyjna to reprezentacyjne pomieszczenie w firmie. Odbywają się tutaj spotkania biznesowe, negocjacje, szkolenia, a także spotkania zarządu. Dlatego też powinna być ona nie tylko przytulna i nowoczesna, ale również funkcjonalna. Jak ją zaprojektować, aby spełniała wszystkie te wymogi? W co koniecznie musi zostać wyposażona?

Na początek: projektowanie sali konferencyjnej

Aby sala konferencyjna spełniała swoje funkcje, musi być przede wszystkim właściwie zaprojektowana. Podczas projektowania należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ma to być pomieszczenie dla kilku osób, czy raczej będzie to miejsce spotkań dużych grup. Ten czynnik ma największe znaczenie, gdyż właśnie od niego zależy wielkość pomieszczenia, a także jego wyposażenie. Jeśli sala konferencyjna będzie kameralna, to np. z powodzeniem sprawdzi się jeden, duży stół (okrągły, w kształcie podkowy), przy którym z łatwością będzie można prowadzić różnego rodzaju spotkania. Z kolei, jeśli przeznaczeniem sali będą konferencje i wydarzenia dla dużej liczby osób, to warto zadbać o teatralne ustawienie siedzisk dla słuchaczy oraz stolików do notowania dla spotkań o charakterze wykładowym.

Aranżacja wnętrz biurowych, w tym również sal konferencyjnych, wymaga precyzji i dokładnego planu. Już na początku należy podjąć kluczowe decyzje, które wpłyną nie tylko na jej wygląd, ale również funkcjonalność. Na etapie projektowania należy podjąć decyzję m.in. o: przeznaczeniu sali, liczbie osób, wyposażeniu (w tym umeblowaniu) oraz kolorystyce pomieszczenia – podpowiada specjalista z INTERBIURA z Warszawy.

Warto pamiętać, że nadmiar w aranżacji sali konferencyjnej może potęgować wrażenie chaosu, co utrudni konieczną w tym miejscu koncentrację.

Jak wyposażyć funkcjonalną salę konferencyjną?

Projekt sali konferencyjnej zakłada również jej szczegółowe wyposażenie. Biorąc pod uwagę aranżację pomieszczenia, należy zacząć od umeblowania. Niezależnie od jej rozmiaru należy stosować zasadę umiaru i uważać, by pomieszczenie nie zostało „przeładowane”. Dlatego też warto skupić się na krzesłach (niewielkich, ale wygodnych) i odpowiednio dużym stole bądź stolikach. Warto również zwrócić uwagę na nowoczesne udogodnienia oraz ich wygląd. Montując ekran, rzutnik, mikrofony i monitory LCD, należy pamiętać o tzw. przelotkach, czyli gniazdkach umożliwiających łatwe podpięcie sprzętów elektronicznych. Ponadto, mediaporty i gniazda elektryczne można ukryć w stołach bądź podłodze. Warto także pamiętać o odpowiednim oświetleniu (w tym także punktowym) i elektrycznych roletach, które ułatwią np. oglądanie prezentacji. Aranżacja funkcjonalnej sali konferencyjnej nie powinna wywoływać rozkojarzenia (np. poprzez nadmiar dodatków lub intensywne kolory).

 

Czym powinna charakteryzować się dobra sala konferencyjna?

Data: 22.05.2018 Kategoria: Porady

Szkolenia i konferencje to obecnie częste wydarzenia organizowane przez wiele firm. Warto jednak podkreślić, że sukces takiego przedsięwzięcia zależy również od wyboru sali konferencyjnej. Czym charakteryzuje się idealne pomieszczenie? Warto podkreślić, że podczas wyboru należy zwrócić uwagę m.in. na wystrój, wyposażenie oraz dodatkowe usługi, takie jak np. bufet.

Wybór sali konferencyjnej: wielkość i czas wynajęcia

Organizując konferencję lub szkolenie, należy zastanowić się, jaki rodzaj sali będzie potrzebny na to konkretne wydarzenie. Poszukiwanie miejsca warto rozpocząć od zorientowania się, ile gości będzie brało w nim udział. To podstawowa informacja konieczna do określenia idealnego lokum. W ofercie miejsc zajmujących się organizacją konferencji i szkoleń znajdują się sale konferencyjne różnego rodzaju – w zależności od wielkości mogą pomieścić nawet 150 osób. Oczywiście niektóre hotele czy restauracje posiadają również mniejsze sale konferencyjne, np. na 25 osób. Oprócz wyboru wielkości sali konferencyjnej, należy również zastanowić się nad czasem, na jaki należy ją wynająć. Najbardziej opłacalnym rozwiązaniem jest wynajęcie jej na cały dzień, jednak wiele firm proponuje również wynajem na godziny.

Sala konferencyjna – wystrój i wyposażenie

Wybierając salę konferencyjną, warto zwrócić uwagę na jej wystrój. Obecnie centra szkoleniowo-konferencyjne projektowane są w sposób nie tylko praktyczny, ale również nowoczesny. Właściciele doskonale zdają sobie sprawę z funkcji, jaką pełni właściwa aranżacja wnętrz. Doskonały design ułatwia koncentrację, pobudza kreatywność oraz stwarza idealne pole do myślenia i nauki.

Ponadto, warto zwrócić uwagę również na wyposażenie sali konferencyjnej. Obecnie nie może zabraknąć wyświetlacza i projektora, ekranów LCD, mikrofonów, głośników, odpowiedniego oświetlenia oraz innych sprzętów, które dbają nie tylko o komfort, ale również praktyczny wymiar spotkania – podkreśla specjalista z Centrum konferencyjno-szkoleniowego Dzikie Wino z Wiewiórczyna.

Wybór sali konferencyjnej a oferta cateringowa

Dobra sala konferencyjna to taka, w której można również skorzystać z oferty cateringowej. Wielu właścicieli centr konferencyjno-szkoleniowych zdaje sobie z tego sprawę i podczas wydarzenia zapewnia również obsługę podczas przerw kawowych bądź lunchowych. Profesjonalne firmy oferują określone menu, dopasowane do potrzeb organizatora, jak również pełną obsługę kelnerską. To ważna kwestia, na którą również warto zwrócić uwagę podczas organizowania konferencji.

 

Charakterystyka idealnej sali konferencyjnej

Data: 22.05.2018 Kategoria: Porady

Sala konferencyjna to przestrzeń, która powinna być wyjątkowa. Spotykają się w niej osoby w konkretnym celu (najczęściej biznesowym), dlatego m.in. powinna inspirować, pobudzać do działania, a przy tym być elegancka i świetnie wyposażona. Jakie konkretnie cechy powinna mieć idealna sala konferencyjna?

Sala konferencyjna – przestrzeń pełniąca wiele funkcji

Obecne sale konferencyjne nie przypominają już tych sprzed kilkunastu lat. Żadna z nich nie charakteryzuje się niewielką przestrzenią, czarną tablicą i niewygodnymi krzesłami w liczbie zawsze niewystarczającej dla uczestników. Aktualnie sale konferencyjne to miejsca, w których spotykają się partnerzy biznesowi, kontrahenci bądź uczestnicy różnego rodzaju eventów. Sala konferencyjna to również przestrzeń umożliwiająca odbycie spotkania o charakterze indywidualnym (np. mediacji bądź rozmowy rekrutacyjnej) lub po prostu spotkania w mniejszym gronie. Dlatego też idealna sala konferencyjna będzie spełniała wymogi różniące się między sobą m.in. celem spotkania, liczbą uczestników i potrzebami.

Sala konferencyjna: czy wystrój sali ma znaczenie?

Należy pamiętać, że sala konferencyjna musi być przestrzenią wspomagającą kreatywność i ułatwiającą skupienie. Ponadto, powinna pobudzać do myślenia oraz inspirować. Dlatego też warto zaznaczyć, że tego typu sala powinna być odpowiednio zaaranżowana. Jej nowoczesny i zarazem elegancki design powinien przyciągać wzrok, a także czynić z niej przestrzeń przytulną i komfortową. Dbałość o szczegóły odzwierciedlająca się np. w kryształowych żyrandolach, drapowanych zasłonach bądź idealnie dobranym kolorze ścian sprawia, że sala konferencyjna to świetne miejsce zarówno do nauki, jak i pracy.

Doskonale wiemy, jak ważny jest wygląd sali konferencyjnej. Dlatego w naszym hotelu dbamy o wystrój tych pomieszczeń. Działamy w myśl zasady: Gdy człowiek komfortowo się czuje, działa wydajniej – podkreśla ekspert Pałacu w Konarach, w którym znajdują się dwie sale konferencyjne.

Wielkość i możliwości sali konferencyjnej

Ponadto, oprócz wystroju liczy się również wielkość sali oraz możliwości aranżacyjnej np. konkretne ustawienie krzeseł oraz stołów. Dodatkowo, niezbędne jest również nowoczesne wyposażenie m.in. automatyczny system przyciemniania światła, projektor z dużym ekranem, mobilne ścianki, bezprzewodowe łącze internetowe, flipcharty, klimatyzacja, telewizory LCD, komputery, bezprzewodowe mikrofony, a także wiele, innych udogodnień. Niewątpliwą zaletą sali konferencyjnej jest posiadanie zaplecza noclegowego oraz szeroka oferta cateringowa.