Dobry Styl > wybór sali konferencyjnej

Jak wybrać salę na konferencję?

Data: 04.06.2018 Kategoria: Porady

Organizacja szkolenia, zebrania biznesowego czy konferencji jest bardzo odpowiedzialnym zadaniem i wymaga wysokich zdolności organizacyjnych. Jednym z czynników decydującym o powodzeniu danego spotkania jest wybór odpowiedniej sali konferencyjnej, który powinien uwzględniać wiele różnych czynników. Poniżej przedstawiamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej.

Wyposażenie

Sala konferencyjna powinna dysponować odpowiednim zapleczem technicznym, które w znacznej mierzy może przyczynić się do zakończonego powodzeniem spotkania czy efektywnie przeprowadzonego szkolenia. Niezbędne wyposażenie stanowi przede wszystkim dostęp do szybkiego łącza Internetowego, projektory multimedialne, odtwarzacze dvd, wskaźniki laserowe czy ekrany LCD. Dodatkowym atutem na pewno będzie możliwość używania mikrofonów bezprzewodowych.

Ponadto, warto zwrócić uwagę, aby sala była odpowiednio nagłośniona i miała dobrą akustykę, a także klimatyzację, co znacznie podniesie komfort pracy uczestników spotkania. Powinna być również dobrze oświetlona oraz estetycznie urządzona, co z pewnością uprzyjemni pracę i wpłynie na jej wydajność – dodaje nasza rozmówczyni reprezentująca Salę Weselną Inspiro oferującą między innymi organizację imprez firmowych.

Wielkość

Zanim wybierzemy odpowiednią salę konferencyjną, musimy ustalić, jaki charakter będzie miało spotkanie oraz ile osób będzie w nim uczestniczyć. Jeśli wybierzemy zbyt małą salę, sprawimy, że goście będą tłoczyć się w dusznym pomieszczeniu, co z pewnością nie wpłynie dobrze na przebieg konferencji. Za duża natomiast stwarza ryzyko, iż uczestnicy nie będą wyraźnie słyszeć wykładu, niemożliwa stanie się również dyskusja między nimi. Na komunikację uczestników szkolenia w znacznej mierze wpływa również układ stołów.

Najbardziej optymalny i uniwersalny zazwyczaj jest układ w podkowę, który umożliwia swobodne interakcje i sprawdza się zarówno w przypadku małej, jak i dużej ilości osób, wszystko jednak zależy od rodzaju danego spotkania. W wielu sytuacjach niezbędny jest układ teatralny wykorzystujący same krzesła, ze względu na zapewnienie dużej przestrzeni do wykorzystania, nie sprzyja on jednak rozmowom i integracji. Alternatywą może być układ szkolny pozwalający na wygodne tworzenie notatek czy korzystanie z komputerów. Układ krzeseł wokół dużego stołu konferencyjnego to znaczne ograniczenie miejsca, ale jednocześnie dobre rozwiązanie dla prezentacji i wystąpień oraz dyskusji i narad.

Catering i atrakcje

Podczas spotkań biznesowych niezbędny jest dostęp do ciepłych oraz zimnych napojów – kawy, herbaty, wody czy soków. Drobne przekąski takie jak ciasteczka lub owoce zdecydowanie uprzyjemnią konferencję czy szkolenie. Jeżeli planujemy długie, całodniowe lub kilkudniowe spotkanie, niezbędne jest uwzględnienie cateringu zawierającego ciepłe posiłki. Organizacja tego typu wydarzeń często wiąże się także z elementem integracyjnym, dlatego istotne jest zadbanie nie tylko o odpowiednie wyżywienie, ale także o dodatkowe atrakcje.

 

Czym powinna charakteryzować się dobra sala konferencyjna?

Data: 22.05.2018 Kategoria: Porady

Szkolenia i konferencje to obecnie częste wydarzenia organizowane przez wiele firm. Warto jednak podkreślić, że sukces takiego przedsięwzięcia zależy również od wyboru sali konferencyjnej. Czym charakteryzuje się idealne pomieszczenie? Warto podkreślić, że podczas wyboru należy zwrócić uwagę m.in. na wystrój, wyposażenie oraz dodatkowe usługi, takie jak np. bufet.

Wybór sali konferencyjnej: wielkość i czas wynajęcia

Organizując konferencję lub szkolenie, należy zastanowić się, jaki rodzaj sali będzie potrzebny na to konkretne wydarzenie. Poszukiwanie miejsca warto rozpocząć od zorientowania się, ile gości będzie brało w nim udział. To podstawowa informacja konieczna do określenia idealnego lokum. W ofercie miejsc zajmujących się organizacją konferencji i szkoleń znajdują się sale konferencyjne różnego rodzaju – w zależności od wielkości mogą pomieścić nawet 150 osób. Oczywiście niektóre hotele czy restauracje posiadają również mniejsze sale konferencyjne, np. na 25 osób. Oprócz wyboru wielkości sali konferencyjnej, należy również zastanowić się nad czasem, na jaki należy ją wynająć. Najbardziej opłacalnym rozwiązaniem jest wynajęcie jej na cały dzień, jednak wiele firm proponuje również wynajem na godziny.

Sala konferencyjna – wystrój i wyposażenie

Wybierając salę konferencyjną, warto zwrócić uwagę na jej wystrój. Obecnie centra szkoleniowo-konferencyjne projektowane są w sposób nie tylko praktyczny, ale również nowoczesny. Właściciele doskonale zdają sobie sprawę z funkcji, jaką pełni właściwa aranżacja wnętrz. Doskonały design ułatwia koncentrację, pobudza kreatywność oraz stwarza idealne pole do myślenia i nauki.

Ponadto, warto zwrócić uwagę również na wyposażenie sali konferencyjnej. Obecnie nie może zabraknąć wyświetlacza i projektora, ekranów LCD, mikrofonów, głośników, odpowiedniego oświetlenia oraz innych sprzętów, które dbają nie tylko o komfort, ale również praktyczny wymiar spotkania – podkreśla specjalista z Centrum konferencyjno-szkoleniowego Dzikie Wino z Wiewiórczyna.

Wybór sali konferencyjnej a oferta cateringowa

Dobra sala konferencyjna to taka, w której można również skorzystać z oferty cateringowej. Wielu właścicieli centr konferencyjno-szkoleniowych zdaje sobie z tego sprawę i podczas wydarzenia zapewnia również obsługę podczas przerw kawowych bądź lunchowych. Profesjonalne firmy oferują określone menu, dopasowane do potrzeb organizatora, jak również pełną obsługę kelnerską. To ważna kwestia, na którą również warto zwrócić uwagę podczas organizowania konferencji.