Zarządzanie zapasem magazynowym – jak poradzić sobie z nadmiarem towaru?

Tworzenie zapasów produktów i materiałowych w firmach handlowych i produkcyjnych zawsze musi opierać się o analizy uwzględniające prognozowany popyt, założony zbyt czy specyfikę procesu produkcyjnego. Realizacja zakupów w oparciu o błędne założenia lub na podstawie nieprawidłowych obliczeń może prowadzić do powstawania nadmiaru zapasów, co dla przedsiębiorcy oznacza konieczność ponoszenia zbędnych kosztów.

Utrzymanie zapasów magazynowych kosztuje

Budowa zapasów magazynowych zawsze generuje koszty, obejmujące nie tylko nakłady finansowe ponoszone na zakup towarów. Pod uwagę należy brać również koszty składania zamówień, transportu, przeładunku i samego składowania materiałów. Te wydatki są oczywistym i nieuchronnym składnikiem działalności produkcyjnej czy handlowej, jednak ich wysokość można redukować przez właściwe planowanie zakupów i dystrybucji. Większość przedsiębiorców zdaje sobie sprawę ze strat, na jakie narażają ich braki w zapasach magazynowych. Ilość towaru niewystarczająca do zaspokojenia potrzeb odbiorców generuje koszt utraconej marży ze sprzedaży albo awaryjnych zakupów, a w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych musimy liczyć się także z kosztami przestoju.

Braki towarowe to problem, ale również magazynowanie nadmiaru towarów nie jest dla przedsiębiorcy korzystne – przestrzega nasz rozmówca z firmy AUDYTEL. Przechowywanie nadmiaru towaru , w dłuższej perspektywie jest większym obciążeniem niż brak towaru.

Przechowywanie nadmiarów towaru zwiększa koszty składowania, koszty eksploatacji środków transportu wewnętrznego i urządzeń magazynowych, a także wydatki związane z zatrudnieniem. W przypadku produktów o ograniczonej przydatności do użycia, jak np. artykuły spożywcze czy leki, zachodzi też ryzyko związane z przeterminowaniem zapasów (koszt zakupu, koszt utraconej sprzedaży i koszt utylizacji).

Efektywne i oszczędne zarządzanie magazynem

Zarządzanie zapasami magazynowymi i zakupami utrudnia fakt, że na ich koszt, oprócz wspomnianych wyżej stałych czynników wpływają również liczne czynniki zmienne. W obszarze samego utrzymania zapasów towarowych są to przede wszystkim koszty strat i ubytków magazynowych oraz ewentualności kradzieży przechowywanych dóbr, koszty ubezpieczenia zapasów oraz koszty zamrożonego w nich kapitału, a więc np. kredytu zaciągniętego na zakupy. Najprostszym sposobem optymalizacji poziomu zapasów magazynowych jest korzystanie z nowoczesnych systemów informatycznych. Wdrożenie takich rozwiązań pozwala na pełną automatyzację zarządzania magazynem, co redukuje możliwość pomyłek, wynikających z błędów ludzkich przy dokonywaniu złożonych obliczeń i prognoz. Wyboru konkretnego rozwiązania powinien dokonać specjalista w oparciu o rzetelną analizę. Istotna jest też k ompatybilność systemu zarządzania poziomem zapasów i magazynem z realizowanymi w przedsiębiorstwie procesami logistycznymi. Wdrożenie nowych rozwiązań w obszarze gospodarki materiałowej w przedsiębiorstwie skutkuje przede wszystkim poprawą jakości planowania, co przekłada się na ograniczenie kosztów i uwolnienie zamrożonego kapitału.